Cara membuat acara/event &
menyusun kepanitiaan
Organisasi apapun yg ada skarang ini tidak akan lepas dari
yang namanya event, untuk mengaplikasikan programnya...jadi untuk hasil
maksimal ada baiknya kita juga belajar sebuah management event.
Kita bagi menjadi 3 bagian besar pembicaraan, yaitu:
1. Tahap persiapan
2. Tahap pelaksanaan
3. Tahap pasca
pelaksanaan
1. Tahap persiapan
Pendahuluan
Hal yang paling penting sebelumnya adalah anda harus
mempersiapkan semuanya jauh-jauh hari. 4-5 atau 2-3 bulan sebelum hari H baik.
Hal pertama yang perlu anda lakukan adalah membentuk panitia
inti. Panitia inti terdiri dari koordinator utama, sekretaris dan bendahara.
Tentunya anda akan membutuhkan pembimbing di situ.
Selanjutnya, buatlah proposal kampus / sekolah tujuannya
agar terlebih dulu kampus setuju dengan
program anda. Proposal ini nantinya dapat digunakan sebagai bagaian awal
proposal sponsor. Jadi tidak perlu kerja 2 kali dalam bagian yang sama.
Proposal tersebut berisi :
1. Latar belakang
2. Nama acara
3. Tema (sementara, bisa diganti setelahnya)
4. waktu acara
5. Tujuan
6. Manfaat
7. Sasaran
8. Kepanitaan inti dan seksi yang dibutuhkan
9. Konsep acara (draft kasar)
10. Anggaran kasar
11. Penutup
Ketika anda sudah mendapat persetujuan dari Universitas, anda
akan mendapat dukungan yang kuat. Langkah anda akan semakin mudah, karena
Kampus mendukung anda.nek kampus ga mendukung di bakar ajah,hahahah ( becanda )
Langkah kedua, dari panitia tersebut, bentuklah seksi acara
terlebih dahulu beserta anggotanya.. Alasannya sederhana, konsep acara
dibutuhkan sebagai gambaran seluruh kegiatan nantinya. Dengan demikian kerja
dari seksi lain akan menyesuaikan konsep acara.
Setelah konsep acara selesai, baru bentuklah semua seksi
yang lain. Yang dibutuhkan adalah seksi publikasi, seksi humas, seksi
Kesehatan, seksi dekorasi, seksi Mrketing), seksi keamanan, seksi perlengkapan,
seksi konsumsi, seksi dokumentasi, Helper, dll.
Cara memilih/menyeleksi kepanitiaan
Menurut kacamata saya, cara memilih kepanitiaan yang terbaik
adalah dengan membuka pendaftaran kepanitiaan . Alasannya adalah dengan
demikian, anda paling tidak meminimalisir unsur keterpaksaan dan paling tidak
menunjukkan adanya kemauan untuk terlibat (komitmen).
Tentukanlah kuota setiap seksi. Jangan terlalu banyak jangan
terlalu sedikit. Sesuaikan dengan kebutuhan. Misalnya pada seksi Marketting (
pencari sponsor)anda akan membutuhkan banyak orang begitu pula dengan
publikasi, namun tidak dengan konsumsi, dokumentasi
, koordinator utama / project Leader dan seksi acara
berkewajiban memberi gambaran acara dan job description masing-masing seksi
Job description keseluruhan
Secara umum dalam Event, job description masing-masing seksi
adalah sebagai berikut:
1. Koordinator utama/ketua panatia
Job Description:
Bertanggung jawab
pada seluruh kegiatan kepanitiaan
Memantau perkembangan
seluruh seksi
Memberi keputusan final yang
bersifat mutlak ketika ada suatu masalah yang berlarut-larut
Menjadi sosok inspirator dan
motivator bagi yang lain
Mengamati segala hal
yang tidak terduga (mamahami segala hal yang terjadi dalam kepanitiaan)
Kebanyakan orang beranggapan bahwa menjadi koordinator utama
hanya menyuruh-nyuruh, “nyangkem” saja. Namun sebenarnya tidak, posisi
koordinator haruslah menjadi sosok yang berwibawa dan berkomitmen
2. Sekretaris
Job Description:
Mengetik proposal sponsor
Mencatat hasil rapat
koordinasi
Mengurus surat-menyurat
Mengetik LPJ
Tugas sekretaris seperti pada umumnya, yaitu mengurusi
segala hal yang berkaitan dengan surat-menyurat, administratif, dll.
3. Bendahara
Job Description:
Memegang seluruh keuangan
acara
Memegang seluruh bukti
pengeluaran
Tugas bendahara seperti pada umumnya, yaitu mengurusi segala
hal yang berkaitan dengan keuangan.
4. Seksi acara
Job Description:
Membuat Konsep acara &
rundown Acara
Mengatur Jadwal Pentas
Mensosialisasikan konsep
acara pada seluruh seksi
Menentukan job description
seksi secara lebih rinci
Memonitor job yang telah
dilaksanakan tiap seksi.
Berkoordinasi dengan
berbagai seksi menyangkut Bintang tamu/ artis
Seksi acara menjadi seksi yang sangat vital. Di mana semua
job description secara terperinci akan muncul di sini..
Seksi acara juga harus melihat perkembangan seluruh Seksi.
Tujuannya agar konsep yang ada terus dituju dan dimengerti oleh semua seksi.
Hal ini mengantisipasi adanya seksi yang keluar jalur dari job description.
5. Seksi publikasi
Job Description:
Menentukan kemungkinan media
publikasi yang ada misalnya poster, leaflet, tiket, dll) yaitu media on site
dan meida out site. Tentukan mana yang perlu dipasang sebelum acara dan yang
dipasang pada acara berlangsung.
Berkoordinasilah
dengan seksi Marketting mengenai logo publikasi, dan kesepakatan media
publikasi peletakan, dsb
Berkoordinasilah dengan
seksi dekorasi mengenai peletakan media onsite
Memberikan daftar itu ke tim
kreatif atau tim pembuat proposal, hal itu akan menjadi bagian penting
menentukan Kontrak dari sponsor
Membuat seluruh media
publikasi yang telah ditentukan
Menentukan lokasi publikasi
misalnyanya akan di mana letak 10 spanduk, pembagian ke Berapa titik di kota
apa kabupaten ato luar negeri yo sak karempmu .
Buatlah surat ijin
pemasangan apabila anda akan memasang di bagian-bagian tertentu, tempat-tempat
berijin lainnya. Berkoordinasilah dengan sekretaris.
Berkoordinasi dengan seksi
humas pada masalah ijin pemasangan spanduk dan pajak tiket
Berkoordinasi dengan seksi
perlengkapan mengenai keamanan media on site, terutama yang disediakan pihak
sponsor.
Memasang publikasi pada
radio-radio/media cetak/media elektronik lainnya bersama seksi dana
usaha, dan bicarakan mengenai kesepakatan kedua belah pihak
Memasang seluruh media
publikasi
6. Seksi Humas
Job Description:
Mendampingi artis (setiap
anggota humas paling tidak menjadi 1 koordinator dari satu grup artis)
terutama bintang tamu (sebagai pemandu , dll)
Berkoordinasi dengann pihak
keamanan terkait ijin kepolisian
dengan pihak acara berkait
dengan transportasi artis dan pendampingan artis
Berkoordinasi dengan pihak
publikasi berkait ijin spanduk, pajak tiket, dll.
Meminta ijin pada masyarakat
setempat berkait dengan adanya acara
Berkoordinasi dengan
sekretaris berkait dengan surat menyurat izin
Berkoordinasi dengan
konsumsi berkait masalah konsumsi artis
7. Seksi Mrketing
Job Description:
Menguasai seluruh bagian
proposal sponsor
Membuat presentasi
Mencari sponsor dan mendapat
kesepakatan
Memperhatikan setiap seluk
beluk kesepakatan
Berkoordinasi dengan seksi
publikasi masalah materi publikasi yang telah disepakati dengan pihak
sponsor berkait, kontrak
Berkoordinasi dengan seksi
acara berkait dengan mngkin adanya permintaan pihak sponsor untuk promosi di
atas panggung, dll.
Beberapa hal penting yang pelu diingat:
Pakailah pakaian yang sopan
Yakinkan sponsor lebih pada
keuntungan sponsor
Jangan bersikap
meminta/mengemis
Jangan mendesak apalagi soal
waktu
Mencari 5 sponsor kecil
lebih mudah daripada mencari 1 sponsor besar
Carilah koneksi dekat.
8. Seksi dekorasi
Menentukan dekorasi panggung
Menentukan dekorasi acara
Memasang materi publikasi
media onsite bersama seksi publikasi dan seksi perlengkapan.
9. Seksi keamanan
Job desciption:
Menentukan area
parkiran
Membuat izin parkir.
Berkoordinasi dengan sekretaris dan humas.
Membuat pos keamanan di
daerah parkir dan lokasi acara
Menghadirkan pihak polisi (
tapi biasane mereka cma teko njaluk duit karo rokok,,cengengas cengenges trus
bali). Trus Berkoordinasi dengan pihak sekretaris dan humas.
Membuat pos penggeledahan
pada jalan masuk.portir (ko diperukan )
10. Seksi perlengkapan
Job desciption:
Berkoordianasi dengan seksi
acara untuk jadwal bintang tamu sspeutar panggung, alat, dll
Berkoordinasi dengan
persewaan panggung (kalau dibutuhkan)
Menyimpan seluruh
perlengkapan seksi lain dalam satu tempat yang aman
Berkoordinasi dengan seksi
dekorasi untuk hal pemasangan Branding dan yang berhubungan dengan kontrak
di area
Berkoordinasi dengan seksi
lain seperti seksi publikasi untuk masalah keamanan materi publikasi.
Seksi perlengkapan membutuhkan stamina yang kuat, karena
akan banyak tenaga yang terkuras. Bisa dibilang ini, adalah seksi dengan
pekerjaan kasar, karena urusannya dengan pergudangan, angkut-angkut barang.
11. Seksi konsumsi
Job Description:
Berkoordinasi dengan sponsor
makanan (kalo ada) atau merencanakan konsumsi untuk panitia dan artis
Pikirkan pula konsumsi untuk
crew, satpam, polisi, bahkan tukang parkir yang menjaga.sb biasane klo
ndak di sediakan mesti wis njaluk sak durunge,,
Menghandle segala macam
urusan stand makanan, minuman kalau hal itu diadalakan.
Yang perlu menjadi catatan dalam seksi konsumsi adalah jagan
sampai makanan terlambat,
12. Seksi dokumentasi
Job Description:
Mendokumentasikan seluruh
rangkaian acara
Mendokumentasikan spot-spot
kontraprestasi sponsor
Mengedit dan merealisasikan
dokumentasi entah dalam bentuk foto, video (bisa berkoordinasi dengan tim
kreatif untuk editing nek ono..)
Dalam seksi, yang biasanya terlewat adalah tidak
mendokumentasikan kontrapresatsi sponsor. Ini penting karena akan digunakan
sebagai bukti komitmen pihak panitia terhadap pihak sponsor melalui LPJ yang
akan dibuat nantinya.( tugas kalian Bis event )
13. Seksi kesehatan
Job Description:
Menyediakan pos kesehatan
pada hari-H di beberapa titik lokasi
Bersiaga penuh
(berpatroli) selama hari-H di area lokasi
Berkoordinasi dengan layanan
kesehatan (rumah sakit, ambulans, dll)
Ingettt Jangan
sekal-sekali menempatkan orang yang tidak tahu mengenai pengobatan sb akan
fatal akibatnya
14. Helper (optional)
Job Description:
Membantu seluruh seksi yang
lain apapun itu
Hal yang perlu diperhatikan :
1. Hal pertama yang dilakukan masing-masing seksi adalah
membuat draft pengeluaran masing-masing seksi sebagai proses pembuatan anggaran
final ( budgeting ) pada proposal
2. Buatlah proposal sponsor secepatnya
3. Berkoordinasilah setiap minggu minimal 2 kali
4. Koordinasi terakhir adalah hari H-1, segala sesuatu harus
dibereskan hari itu juga
5. Jangan sampai ada hal sekecil apapun yang belum
terpikirkan
6. Bekerjalah tanpa terlalu memandang batas seksi, ketika
anda punya waktu luang, salinglah menawarkan bantuan kepada seksi lain.
7. Materi desain dalam publikasi bisa dibuat oleh siapa
saja, tidak terbatas oleh seksi dekorasi, ataupun seksi publikasi tapi ko sudah
ada design grafisnya itu ebih bagus. Mungkin pembentukan tim kreatif juga hal
yang baik sebagai solusi. Tempatkan orang-orang yang mengerti komunikasi secara
audio maupun visual yang baik.
8. Apabila acara berlagsung pada musim hujan, gunakan pawang
(apabila anda percaya dibutuhkan spiritualis seperti itu tapi nek aku ga
percaya musrik masalahe…paling nek bawa pwang ngumpet2 ben ra konangan..hahahh)
Tahap pelaksanan
Hal-hal yang perlu diperhatikan
Yakinkan diri anda masing-masing acara akan berjalan lancar
dan sukses seperti yang diharapkan.
Lihat kembali apa yang kurang melalui koordinasi akhir hari
H-1 dan hari H dalam semua job decription seksi
Bagilah tugas kembali terutama pada seksi yang sudah tidak
bekerja pada hari H misalnya seksi publikasi, Marketing, dll. Pecahlah seksi
tersebut pada keamanan, Kesehatan, dll.
Usahakan setiap orang membawa alat komunikasi, terutama
koordinator. (usahakan HandyTalkie). Ko pake hape..rodo boros..
Awasi potensi-potensi rusuh, mintalah bantuan polisi untuk
hal ini,ko ga bodyguard kita harus siap
Jangan sampai acara melebihi izin acara yang telah
dikeluarkan
Jaga kondisi,
Beri petunjuk tempat WC Umum
Perhatikan terhadap faktor-faktor X yang lain.
Tahap pasca pelaksanaan
Tahap ini menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam sebuah
keorganisasian.
Pada tahap ini ada 3 hal yang perlu dilakukan:
Bersih-bersih
Yang penting di sini adalah:
Sebelum digunakan bersih
maka selesai bersih
Amankan seluruh property
yang disediakan.
2. Evaluasi Akhir
Tujuan dari evaluasi adalah melihat kembali apa yang sudah
dialami, dilalui, ditempuh secara bersama-sama dengan tujuan mencari
kekurangan, kelebihan yang ada sehingga menjadi pelajaran yang berharga untuk
kedepannya.
Evaluasi ada 2 macam, yaitu:
1. Evaluasi diri/Refleksi pribadi
2. Evaluasi besar/bersama/kelompok/tim
Berikanlah “applause” untuk
semua orang dalam kepanitaan sebagai ungkapan kegembiraan atas segala hal yang
anda dan teman-teman peroleh.
“Pengalaman adalah guru dalam kehidupan masa depan
Dan jangan menyerah “ kata dhe Pasiv “ Berkerjaah seperti
Osama bin laden, dan berjihad untuk Musik -
Kata “ Ibey Stevan Al siraijh ( Mahmoud Syahbaz )
3.Laporan Pertanggungjawaban
Jangan anggap remeh LPJ ini, kalau anda tidak percaya
cobalah anda membuat sebuah event, anda kemudian tidak membuat LPJ, pada event
selanjutnya mintalah sponsorship pada perusahaan/company/yayasan yang sama.
Mereka tidak akan percaya dengan kepanitiaan anda
Bagaimana membuat LPJ?
1. Kumpulkan seluruh kepanitiaan per seksi
2. Dalam setiap seksi, mintalah mereka untuk merinci
sedetail mungkin keuangan yang telah digunakan dalam seksi itu, dan mintalah
mereka membuat deskripsi/point-point tentang apa saja yang telah mereka lakukan
selama dalam seksi. Lampirkan bon/nota/kwitansi sebagai bukti.
3. Kumpulkan seluruh laporan setiap seksi.
4. Berkumpulah panitia inti dengan seluruh koordinator
masing-masing seksi
5. Buatlah rekap dalam bentuk LPJ
LPJ akhir berisi:
Deskripsi garis besar hasil acara
Deskripsi kerja masing-masing seksi
Pengeluaran dan pendapatan keseluruhan
Bukti pengeluaran
Foto-foto kontraprestasi
Ucapan terima kasih
6. Anda bisa membuat LPJ yang berbeda pada setiap
sponsorship
Misalnya:
Dengan menambahkan bagian pengeluaran khusus dari
uang/barang yang telah diberikan sponsor tertentu.
7. Jilidlah laporan itu sehingga layak untuk diberikan oleh
pihak sponsor
8. Anda bisa memvariasi sendiri segalanya.
Secara garis besar, seperti itulah cara merancang sebuah
Event
Lebih tepatnya sebenarnya semua acara mempunyai proses yang
mirip seperti di atas, anda bisa menggunakannya untuk membuat acara yang lain..
Carilah terus sesuatu yang baru.
Masa lalu adalah pengalaman, sekarang adalah perjuangan, hari
depan adalah lebih baik.
SUMBER :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar